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RGPD – FERREOLE scrl

Règlement Général pour la Protection des Données

Traitement des données à caractère privé

(Dernière modification : 11/11/2018)

  • Introduction
  • Nature des données traitées
  • Finalité du traitement des données
  • Partage de vos données
  • Vos droits en tant que client et utilisateur
  • La sécurité des données traitées
  • Temps de sauvegarde des données récoltées
  • Utilisation des cookies
  • Adresses de contact

 

  1. Introduction

Suite au nouveau « RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) » (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679), nous avons mis jour nos règlements concernant le traitement et la sauvegarde de vos données personnelles.

Nous devons traiter des informations vous concernant dans le cadre des activités de la coopérative. Ferréole scrl s’engage à traiter vos données de manière strictement confidentielle, conformément aux dispositions légales en vigueur.

Ferréole scrl veille à vous garantir la transparence et la protection de vos données personnelles. Nous tenons à vous informer sur la façon dont vos données à caractère personnel sont collectées et traitées. Le présent document détaille ces traitements.

 

  1. Nature des données traitées

2.1. En ce qui concerne la fourniture des services proposés par Ferréole scrl

Pour bénéficier des services proposés par Ferréole scrl, vous devez au préalable nous communiquer des données personnelles vous concernant. Les catégories de données susceptibles d’être traitées dans ce cadre sont notamment :

  • Les données d’identification telles que par exemple : nom, prénom, adresse postale, éventuellement adresse électronique, numéro de téléphone, numéro national, dans certains cas copie de la carte d’identité.
  • Les données bancaires: numéro de compte bancaire, titulaire du compte (pour les dividendes).
  • Si vous êtes déjà coopérateur de Ferréole scrl, les données telles que par exemple : n° d’inscription, certificat de coopérateur.
  • Les communications entre vous et Ferréole scrl au moyen des voies de communication disponibles, telles que courrier postal, courrier électronique, téléphone.

2.2. En ce qui concerne l’utilisation du site web de Ferréole scrl

Les informations qui pourraient éventuellement être en possession de Ferréole scrl à l’occasion de l’accès au site par tout utilisateur sont par exemple : l’adresse IP qui vous est attribuée lors de votre connexion,  les pages consultées, le type de navigateur (browser) utilisé; la plate-forme et/ou le système d’exploitation installé sur l’appareil (ordinateur, tablette, smartphone, …); le moteur de recherche ainsi que les mots-clés utilisés pour retrouver le site.

2.3. Données personnelles provenant de partenaires tiers

Dans la plupart des cas, c’est vous-même qui nous transmettrez ces données. Il est, de plus, possible que nous recevions des données personnelles vous concernant de nos partenaires tiers, qui ont récolté vos données (autres coopératives auxquelles vous appartenez, par ex.). Ces transferts de données sont toujours effectués dans le respect de la législation applicable.

2.4. Données sensibles

Ferréole scrl ne collecte pas vos données personnelles sensibles.

  1. Finalité du traitement des données

Quand  vos données sont-elles susceptibles d’être collectées et traitées par Ferréole scrl ?

3.1. Lors de la réalisation de votre inscription

Vos données sont traitées par Ferréole scrl lors de votre inscription pour devenir membre de la coopérative.

Ferréole scrl utilise ainsi notamment vos données :

  • pour votre inscription au registre des parts;
  • dans le cadre de la gestion générale, notamment : la comptabilité, l’envoi d’informations, le traitement de vos questions, de vos réclamations, de vos communications ;
  • pour le virement des dividendes de la coopérative.

 

3.2. Dans le cas où nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données

En plus des traitements liés à votre inscription, Ferréole scrl, en tant que coopérative, dispose d’un intérêt légitime à procéder à des traitements qui ne sont pas directement nécessaires à l’exécution de votre inscription. Une analyse de chacun de ces traitements a préalablement été effectuée afin de garantir le respect de votre vie privée.

Ci-dessous vous trouverez un aperçu des traitements qui sont fondés sur notre intérêt légitime :

  • Ferréole scrl peut traiter vos données afin de défendre ses intérêts lors de la gestion de contentieux, de litiges et/ou de procédures judiciaires;
  • Vos données peuvent être traitées dans le cadre d’un audit de Ferréole scrl par des sociétés tierces;
  • Ferréole scrl peut traiter vos données à des fins d’analyse et, notamment : analyse de risque, analyse statistique. Le résultat de ces analyses permet l’amélioration de nos services ainsi que l’établissement de rapports;
  • Ferréole scrl peut utiliser vos données afin de simplifier votre parcours en tant que membre et d’éviter par exemple que vous ne soyez contraint de fournir plusieurs fois des informations déjà transmises précédemment;
  • Vos données sont utilisées dans le cadre de la mise à jour continue de nos systèmes informatiques;
  • Vos données peuvent être utilisées pour l’évaluation, l’amélioration et le développement continus de nos systèmes, processus, campagnes publicitaires et ce, grâce par exemple à des simulations, des enquêtes de satisfaction ou encore l’analyse de vos données de navigation sur notre site internet.

3.3. Pour respecter des obligations légales

Ferréole scrl est susceptible de traiter vos données afin de respecter toutes ses obligations légales. Ces obligations nécessitent le traitement de vos données à caractère personnel, y inclus l’obligation suivante :

  • répondre aux questions des autorités judiciaires (SPF justice, services de Police, juge d’instruction, cours et tribunaux, Service de Médiation de l’Energie, etc.) économiques et fiscales;

3.4. Pour vous informer

Avec votre consentement et conformément à la réglementation actuelle, Ferréole scrl peut utiliser vos données afin de :

  • Vous adresser ses mails d’information aux coopérateurs.
  • Vous adresser ses Lettres d’Information.

 

Vous avez la possibilité de gérer vos consentements à tout moment (voire article 5.5).

 

  1. Partage de vos données

4.1. Vente de vos données

Nous vous garantissons que vos données ne sont pas vendues à des sociétés tierces.

4.2. Communication des données aux partenaires

Les partenaires avec lesquels nous travaillons ou pourrions travailler sont soumis à des règles strictes de confidentialité et ne peuvent, sans votre accord, utiliser vos données pour d’autres fins que celles que nous leur imposons.

Certaines de vos données à caractère personnel peuvent être transmises à notre filiale Cociter qui commercialise notre électricité.

Vos données ne peuvent être communiquées à nos partenaires que pour nous permettre d’effectuer une partie des tâches prévues par le présent règlement de protection de la vie privée.

Ainsi, vos données seraient susceptibles d’être traitées par les partenaires suivants :

  • Des partenaires opérationnels pour certaines tâches pratiques : impression d’adresses, mise sous enveloppe, etc. ;
  • Des partenaires de fourniture des produits et services éventuellement proposés par Ferréole scrl;
  • Des partenaires informatiques : des sociétés externes pour développer, améliorer, modifier, sécuriser, nos systèmes informatiques ou encore pour mettre à disposition des applications, outils, services, etc. utilisés dans le cadre des activités de la coopérative;
  • Des huissiers, avocats, banques et sociétés de recouvrement.

 

  1. Vos droits en tant que client et utilisateur

Concernant le traitement de vos données personnelles vous avez toute une série de droits. Ferréole scrl fera tout pour satisfaire à vos demandes dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande (en fonction du type de demande et dans la mesure du possible).

Vos droits en détail :

5.1. Droit d’accès à vos données

  • Si vous êtes un coopérateur ou un ancien coopérateur de Ferréole scrl, vous avez le droit de consulter vos données personnelles à tout moment sur demande par téléphone ou par e-mail.
  • Si vous n’êtes pas un coopérateur ou un ancien coopérateur de Ferréole scrl, vous pouvez faire une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.
  • Suite à votre demande d’accès, il est possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité.

5.2. Droit de rectification de vos données

Si vous constatez qu’une ou plusieurs de vos données sont incorrectes, vous avez la possibilité de demander la modification de vos données. Pour certaines d’entre elles (par exemple: votre nom de famille ou votre numéro de compte bancaire) une demande spécifique devra nous être adressée afin que nous puissions procéder à une vérification de votre identité avant de procéder à la modification.

5.3. Droit de demander d’effacer vos données

Si vous souhaitez demander la suppression de vos données chez Ferréole scrl, vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

Attention, si vous êtes un coopérateur ou un ancien coopérateur de Ferréole scrl, certaines de vos données doivent obligatoirement être conservées pour les raisons suivantes :

  • Coopérateurs actuels : nous avons besoin de conserver vos données : (a) pour la bonne exécution de votre inscription, c’est-à-dire pour continuer à fournir nos biens et services, virer des dividendes, etc. ; (b) pour nous permettre de respecter nos obligations légales de conservation (principalement obligation comptables et fiscales).
  • Anciens coopérateurs : nous conservons également vos données : (a) s’il reste une somme due, c’est à dire si nous devons encore effectuer un paiement en votre faveur ; (b) afin de pouvoir répondre à toute question ou plainte ; ou (c) pour nous permettre de respecter nos obligations légales de conservation de données (principalement obligations comptables et fiscales).

Une demande de suppression peut par conséquent être refusée si vous êtes effectivement  coopérateur de Ferréole scrl ou si vous l’avez été au cours des dix dernières années.

A la suite de votre demande, il est en outre possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité.

Lorsque votre demande est adressée par voie postale, cette dernière doit par ailleurs obligatoirement être signée et accompagnée d’une copie de votre carte d’identité.

5.4. Droit de demander une copie de vos données personnelles et d’en demander le transfert à un tiers (droit à la portabilité)

Si vous êtes un coopérateur ou un ancien coopérateur de Ferréole scrl, vous avez le droit de recevoir une copie des données que vous nous avez transmises.

Si vous n’êtes pas un coopérateur ou un ancien coopérateur, vous pouvez faire une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

A la suite de votre demande, il est possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité.

5.5. Droit de modification de vos consentements

Si vous êtes un coopérateur ou un ancien coopérateur de Ferréole scrl, vous pouvez facilement gérer vos préférences relatives à certains traitements de vos données sur demande. Ces demandes de modification seront traitées immédiatement mais leur mise en œuvre ne sera pas forcément immédiate en fonction de contraintes informatiques et techniques de Ferréole scrl.

Si vous n’êtes pas un coopérateur, vous pouvez faire une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

5.6. Droit de demander la limitation du traitement de vos données

Vous pouvez obtenir la limitation d’un traitement lorsque vous vous êtes opposé à ce traitement, lorsque vous contestez l’exactitude des données ou lorsque vous estimez que ce traitement est illicite.

Vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

A la suite de votre demande de rectification, il est possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité.

5.7. Droit d’opposition au traitement automatique de vos données

Certains traitements de données se font de manière automatisée sans intervention humaine. Vous avez le droit de vous opposer à ces traitements en justifiant votre demande. Il est évidemment possible que votre demande soit refusée pour des motifs légitimes et légaux (par exemple : la lutte contre la fraude).

Vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

Suite à votre demande, il est possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité.

 

  1. La sécurité des données traitées

6.1. Mesures au niveau technique et organisationnel

Ferréole scrl prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité de vos données personnelles.

Nous mettons tout en œuvre pour prévoir des mesures empêchant, dans toute la mesure du possible :

  • les accès ou modifications non autorisés aux données personnelles, seules les personnes autorisées dans le cadre de leur fonction ont accès à vos données personnelles ;
  • l’usage inadéquat ou la divulgation de vos données personnelles ;
  • la destruction ou la perte de vos données personnelles.

Nos systèmes informatiques sont protégés par des systèmes multiples (firewall, antivirus, backup, etc.) afin de garantir la sécurité, l’intégrité et la sauvegarde de vos données personnelles et afin de faire face à toute attaque de piratage.

Enfin, tous les responsables de Ferréole scrl ayant accès à ces données sont soumis à une obligation stricte de confidentialité.

Ferréole scrl ne saurait toutefois être tenue pour responsable en cas de problème survenant avec tout ou partie de ces données par l’intervention d’un tiers et ce, malgré toutes les mesures de sécurité adoptées.

  1. Temps de sauvegarde des données récoltées

Ferréole scrl conserve les données personnelles de ses coopérateurs et utilisateurs durant toute la durée nécessaire à la réalisation de ses missions (cf. point 3).

Ferréole scrl peut par ailleurs continuer à garder des données personnelles concernant un ancien coopérateur :

  • s’il reste une somme à payer, c’est à dire si Ferréole scrl doit encore effectuer un paiement en votre faveur ;
  • pour pouvoir répondre à une question ou plainte ;
  • pour respecter nos obligations légales de conservation (principalement comptables et fiscales).

 

  1. Politique d’utilisation des Cookies

8.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un « cookie » est un fichier texte contenant des informations sauvegardées par un site web sur votre ordinateur ou par une application mobile sur votre smartphone ou tablette. Les cookies permettent de vous identifier et de mémoriser différentes informations afin de vous faciliter la navigation sur un site/une application mobile, d’assurer le bon fonctionnement de ceux-ci ou de les rendre plus efficace, par exemple en mémorisant vos préférences linguistiques.

8.2. Utilisation des cookies

Nous utilisons un minimum de cookies pour différentes raisons.

Cookies indispensables à la navigation sur le site ou nécessaires pour garantir un service demandé par l’utilisateur. Supprimer ce genre de cookie peut entraîner l’indisponibilité de ces services.

Cookies de préférence qui recueillent certains choix utilisateur.

8.3. Paramétrage des cookies

Pour supprimer, désactiver ou accepter les cookies de notre site Web vous pouvez configurer les paramètres de votre navigateur.

Chaque Browser (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome, etc. ou son équivalent sur Smartphone ou tablette) a son propre mode de gestion de cookies. Vous pouvez aller sur le site suivant pour de plus amples informations : http://www.allaboutcookies.org/fr/gerer-les-cookies/.

8.4. Fonctionnement sans cookies ?

Notre Site reste fonctionnel sans cookies mais certaines interactions pourraient ne pas fonctionner normalement.

 

  1. Contacts Ferréole

9.1. Responsable de traitement

– Responsable de la Protection des Données :
Sébastien CASSART sebastien.cassart@ferreole.be

– Contact coopérateurs : contact@ferreole.be – Tél. : 086 43 37 46

  Siège social : Burnontige, 20, 4190 FERRIERES

 

9.2 Autorité de protection des données (APD)

Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données :

AUTORITÉ DE PROTECTION DES DONNÉES (APD)
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
Email : commission@privacycommission.be
Site web: www.privacycommission.be

 

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